Gérer les abonnements

Les abonnements permettent de fidéliser vos membres, de stabiliser vos revenus grâce à des cotisations régulières et de proposer des offres adaptées à différents profils : compétiteurs, joueurs occasionnels, familles, etc.

Ce que les abonnements peuvent offrir

Selon la configuration de votre club, un abonnement peut donner accès à :

• Accès et services réservés : location de terrains réservés aux membres, participation à des tournois, stages ou événements privés.
• Tarifs préférentiels : réservations gratuites ou à tarif réduit, tarifs préférentiels pour inviter des non-membres, réductions sur la location de terrains (tennis, padel, etc.).
• Avantages supplémentaires : réservations prioritaires (jusqu’à 2 semaines à l’avance pour les abonnés), sessions gratuites hebdomadaires (par exemple 2 sessions de 90 minutes), invitations gratuites pour un invité par mois.

Mettre en place un abonnement

1. Accéder à la gestion des abonnements

   Depuis votre tableau de bord, ouvrez l’onglet Abonnements. Vous pouvez y modifier les tarifs existants et ajouter de nouveaux utilisateurs.

2. Créer un abonnement pour un membre

   Cliquez sur Ajouter et remplissez les champs suivants :

   • Propriétaire : nom du membre principal.
   • Bénéficiaires : autres utilisateurs liés à l’abonnement (par exemple une famille).
   • Validité : dates de début et de fin.
   • Type d’abonnement : sélectionnez l’abonnement et le tarif associé (voir la note ci-dessous pour créer un nouveau type).

3. Ajuster la configuration avancée

   Utilisez la section Configuration manuelle pour ajuster un tarif ou des conditions spécifiques :

   • Prix : par exemple 0,00 €.
   • Nombre de bénéficiaires : 1 ou plus.

4. Modifier un abonnement existant

   Dans la partie Modifier, vous pouvez gérer :

   • Nom interne : libellé interne de l’abonnement.
   • Statut : actif ou inactif.
   • Dates de validité.
   • Variantes : tarif, nombre de bénéficiaires, activation des réservations en ligne, etc.

Création de nouveaux types d'abonnements

Si vous disposez des droits de configuration, vous pouvez créer vous-même de nouveaux types d’abonnements depuis votre espace de gestion. La configuration des tarifs et des quotas associés peut toutefois nécessiter l’accompagnement de l’équipe SportFinder, notamment lors de la configuration initiale.

Conseils pour une gestion efficace

• Simplifiez vos offres : limitez le nombre d’abonnements pour ne pas surcharger vos membres d’options.
• Adaptez aux besoins : proposez des abonnements correspondant aux différentes catégories de joueurs.
• Communiquez les avantages : soulignez les bénéfices pour encourager l’adhésion.

Comprendre les quotas

Les quotas garantissent une répartition équitable des terrains entre les membres, tout en offrant aux abonnés de réels avantages dans des limites définies.

Un quota est une limite de réservation gratuite ou à tarif réduit appliquée aux abonnés d’un club. Il permet :

• d’éviter les abus (par exemple 10 réservations gratuites par semaine pour une même personne) ;
• de garantir une équité d’accès aux terrains ;
• de soutenir la rentabilité du club tout en conservant des privilèges pour les membres.

Quota dépassé : blocage par défaut

Par défaut, le quota est une limite stricte : une fois son quota épuisé, le joueur ne peut plus réserver le créneau concerné et reçoit un message indiquant que sa limite est atteinte. Vous pouvez activer l’option « Autoriser le dépassement de quota » dans les paramètres avancés de la location de terrain : les joueurs peuvent alors réserver au-delà de leur quota, mais sans bénéficier de leurs avantages (au tarif standard).

Comment un quota est-il défini ?

Chaque quota peut être configuré selon plusieurs paramètres :

Paramètre	Description
Type de quota	Par semaine, jour, mois, année ou nombre de réservations simultanées
Période	Été, hiver ou une saison personnalisée
Horaire	Heures pleines / heures creuses (le week-end est parfois considéré comme creux)
Type de terrain	Intérieur, extérieur, padel, tennis, etc.
Formule	Certains clubs offrent un quota supplémentaire en « last minute » ou selon d’autres conditions plus dynamiques.

Exemples de configuration

Padel Gembloux

• 1 réservation gratuite par semaine en heures pleines.
• 2 réservations gratuites en heures creuses (week-end inclus).
• Réduction appliquée une fois le quota épuisé.
• Priorité de réservation étendue à 14 jours.

André Docquier – Chaumont-Gistoux

• 2 réservations simultanées autorisées à 50 %.
• Quota calculé sur base annuelle.

Comment le quota est-il calculé ?

• À l’instant T : lors de chaque réservation, le système vérifie toutes les réservations actives du joueur sur la période concernée (hebdomadaire, mensuelle, etc.). Une réservation prévue dans 3 jours est donc déjà comptée aujourd’hui.
• Par joueur : dans une réservation groupée, chaque joueur est évalué individuellement.
• Remplacement : lorsqu’un joueur est remplacé, le quota est recalculé pour le joueur remplacé et pour le remplaçant.
• Abonnements partagés : même dans un abonnement « couple » ou « famille », chaque personne dispose de son propre quota.

Une réservation annulée ne libère pas automatiquement le quota si d’autres réservations sont encore actives sur la période.

Cas fréquents d’incompréhension

« J'ai annulé ma réservation, pourquoi dois-je payer la suivante ? »

Le système considère les réservations encore actives au moment de la nouvelle tentative. Annuler une réservation ne suffit pas à libérer le quota si d’autres créneaux restent occupés.

« J'ai dû payer alors que je suis abonné »

Le quota était probablement épuisé, ou la réservation ne remplissait pas les conditions de gratuité (par exemple une heure pleine ou un partenaire non abonné).

« J'ai un abonnement famille : qui consomme quoi ? »

Les quotas sont calculés individuellement, même dans un abonnement partagé. Chaque joueur est responsable de son propre quota.

Exemple détaillé. Monsieur Dupond, abonné au club de Beaumont, dispose de 2 réservations gratuites par semaine. Le dimanche, il réserve un terrain pour lundi (gratuit) et un autre pour mardi (gratuit). Le lundi, il tente de réserver un troisième créneau jeudi : son quota gratuit est déjà épuisé. Le mardi, il annule sa réservation du jeudi, puis tente de réserver pour vendredi : son quota reste consommé, car il a toujours 2 réservations actives sur la semaine. Selon la configuration du club, cette réservation supplémentaire est alors refusée (blocage par défaut) ou facturée au tarif standard (si le dépassement de quota est autorisé).

Comportement en cas de dépassement

• Par défaut, le quota empêche une nouvelle réservation une fois la limite atteinte, et un message indique au joueur que sa limite est atteinte.
• Si l’option « Autoriser le dépassement de quota » est activée, le joueur peut réserver au-delà de sa limite, mais au tarif standard (sans ses avantages).
• Le quota ne se libère pas automatiquement en cas d’annulation s’il reste d’autres réservations actives sur la période.
• Il ne tient pas compte des réservations déjà payées.

Intervention du gestionnaire

À titre exceptionnel, le gestionnaire peut toujours intervenir :

• attribuer le terrain manuellement ;
• rembourser sur le portefeuille virtuel ;
• procéder à un remboursement complet si nécessaire.

Éviter les mauvaises surprises

• Consultez vos réservations actives avant d’en créer une nouvelle.
• Remplacez un joueur plutôt que d’annuler lorsque c’est possible.
• Contactez votre club si vous pensez qu’un quota a été mal comptabilisé.
• Privilégiez les réservations « last minute » si vous avez épuisé vos quotas.