Gérer les abonnements

Les abonnements permettent de fidéliser vos membres, de stabiliser vos revenus grâce à des cotisations régulières et de proposer des offres adaptées à différents profils : compétiteurs, joueurs occasionnels, familles, etc.

Ce que les abonnements peuvent offrir

Selon la configuration de votre club, un abonnement peut donner accès à :

Accès et services réservés : location de terrains réservés aux membres, participation à des tournois, stages ou événements privés.
Tarifs préférentiels : réservations gratuites ou à tarif réduit, tarifs préférentiels pour inviter des non-membres, réductions sur la location de terrains (tennis, padel, etc.).
Avantages supplémentaires : réservations prioritaires (jusqu’à 2 semaines à l’avance pour les abonnés), sessions gratuites hebdomadaires (par exemple 2 sessions de 90 minutes), invitations gratuites pour un invité par mois.

Mettre en place un abonnement

Accéder à la gestion des abonnements

Depuis votre tableau de bord, ouvrez l’onglet Abonnements. Vous pouvez y modifier les tarifs existants et ajouter de nouveaux utilisateurs.
Créer un abonnement pour un membre

Cliquez sur Ajouter et remplissez les champs suivants :
- Propriétaire : nom du membre principal.
- Bénéficiaires : autres utilisateurs liés à l’abonnement (par exemple une famille).
- Validité : dates de début et de fin.
- Type d’abonnement : sélectionnez l’abonnement et le tarif associé (voir la note ci-dessous pour créer un nouveau type).
Ajuster la configuration avancée

Utilisez la section Configuration manuelle pour ajuster un tarif ou des conditions spécifiques :
- Prix : par exemple 0,00 €.
- Nombre de bénéficiaires : 1 ou plus.
Modifier un abonnement existant

Dans la partie Modifier, vous pouvez gérer :
- Nom interne : libellé interne de l’abonnement.
- Statut : actif ou inactif.
- Dates de validité.
- Variantes : tarif, nombre de bénéficiaires, activation des réservations en ligne, etc.

Comprendre les quotas

Les quotas garantissent une répartition équitable des terrains entre les membres, tout en offrant aux abonnés de réels avantages dans des limites définies.

Un quota est une limite de réservation gratuite ou à tarif réduit appliquée aux abonnés d’un club. Il permet :

d’éviter les abus (par exemple 10 réservations gratuites par semaine pour une même personne) ;
de garantir une équité d’accès aux terrains ;
de soutenir la rentabilité du club tout en conservant des privilèges pour les membres.

Comment un quota est-il défini ?

Chaque quota peut être configuré selon plusieurs paramètres :

Paramètre	Description
Type de quota	Par semaine, jour, mois, année ou nombre de réservations simultanées
Période	Été, hiver ou une saison personnalisée
Horaire	Heures pleines / heures creuses (le week-end est parfois considéré comme creux)
Type de terrain	Intérieur, extérieur, padel, tennis, etc.
Formule	Certains clubs offrent un quota supplémentaire en « last minute » ou selon d’autres conditions plus dynamiques.

Exemples de configuration

Padel Gembloux

1 réservation gratuite par semaine en heures pleines.
2 réservations gratuites en heures creuses (week-end inclus).
Réduction appliquée une fois le quota épuisé.
Priorité de réservation étendue à 14 jours.

André Docquier – Chaumont-Gistoux

2 réservations simultanées autorisées à 50 %.
Quota calculé sur base annuelle.

Comment le quota est-il calculé ?

À l’instant T : lors de chaque réservation, le système vérifie toutes les réservations actives du joueur sur la période concernée (hebdomadaire, mensuelle, etc.). Une réservation prévue dans 3 jours est donc déjà comptée aujourd’hui.
Par joueur : dans une réservation groupée, chaque joueur est évalué individuellement.
Remplacement : lorsqu’un joueur est remplacé, le quota est recalculé pour le joueur remplacé et pour le remplaçant.
Abonnements partagés : même dans un abonnement « couple » ou « famille », chaque personne dispose de son propre quota.

Une réservation annulée ne libère pas automatiquement le quota si d’autres réservations sont encore actives sur la période.

Cas fréquents d’incompréhension

Exemple détaillé. Monsieur Dupond, abonné au club de Beaumont, dispose de 2 réservations gratuites par semaine. Le dimanche, il réserve un terrain pour lundi (gratuit) et un autre pour mardi (gratuit). Le lundi, il tente de réserver un troisième créneau jeudi : son quota gratuit est déjà épuisé. Le mardi, il annule sa réservation du jeudi, puis tente de réserver pour vendredi : son quota reste consommé, car il a toujours 2 réservations actives sur la semaine. Selon la configuration du club, cette réservation supplémentaire est alors refusée (blocage par défaut) ou facturée au tarif standard (si le dépassement de quota est autorisé).

Comportement en cas de dépassement

Par défaut, le quota empêche une nouvelle réservation une fois la limite atteinte, et un message indique au joueur que sa limite est atteinte.
Si l’option « Autoriser le dépassement de quota » est activée, le joueur peut réserver au-delà de sa limite, mais au tarif standard (sans ses avantages).
Le quota ne se libère pas automatiquement en cas d’annulation s’il reste d’autres réservations actives sur la période.
Il ne tient pas compte des réservations déjà payées.

Intervention du gestionnaire

À titre exceptionnel, le gestionnaire peut toujours intervenir :

attribuer le terrain manuellement ;
rembourser sur le portefeuille virtuel ;
procéder à un remboursement complet si nécessaire.

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